Privaatsustingimused

ANDMEKAITSE JA ISIKUANDMETE TÖÖTLEMISE KORD

1. Üldsätted

1.1. Käesolev andmekaitse ja isikuandmete töötlemise kord reguleerib isikuandmete kogumist, töötlemist ja säilitamist Sihtasutuses Autorihüvitusfond (AHF).

1.2. AHF vastutab isikuandmete töötlemise eest kooskõlas Euroopa Liidu isikuandmete kaitse üldmäärusega 2016/679 ja Eesti Vabariigi isikuandmete kaitse seadusega.

1.3. Isikuandmete töötlemise põhimõtted: seaduslikkus, eesmärgipärasus, minimaalsus, turvalisus ja konfidentsiaalsus.

2. Isikuandmete töötlemise eesmärk ja õiguslik alus

2.1. AHF töötleb avalduse esitajate isikuandmeid laenutus- ja reprograafiatasu taotluste menetlemiseks, tasude arvestamiseks ja väljamaksmiseks (autoriõiguse seaduse § 13³ ja § 27¹).

2.2. Isikuandmete töötlemine toimub õigusaktist tuleneva kohustuse ja avaliku ülesande täitmiseks (IKÜM art 6(1)(c) ja art 6(1)(e)).

2.3. Vajadusel töödeldakse isikuandmeid lepingute täitmiseks ja seadusest tulenevate kohustuste täitmiseks (raamatupidamine, aruandlus).

3. Töödeldavad isikuandmed

3.1. AHF kogub ja töötleb järgmisi AHF-ile avalduse esitaja isikuandmeid:

3.1.1. ees- ja perekonnanimi; isikukood;

3.1.2. pseudonüüm;

3.1.3. residentsus;

3.1.4. kontaktandmed (aadress, telefon, e-post);

3.1.5. pangaandmed;

3.1.6. autorsus (teksti autor, tõlkija, kunstilise vormi autor);

3.1.7. reprograafiatasu puhul – teose kategooria (õppe- ja teaduskirjandus);

3.1.8. jaotus mitme autori vahel;

3.1.9. muud tasu arvestamiseks vajalikud andmed.

3.2. Korra punktis 3.1 nimetatud isikuandmeid töödeldakse minimaalselt vajalikus ulatuses. Avalduse esitaja käest ei küsita ja tema kohta ei koguta andmeid, mida õigusaktides ei ole sätestatud ja mida ei ole vaja konkreetsel juhul laenutus- või reprograafiatasu maksmiseks töödelda.

4. Isikuandmete säilitamine

4.1. Andmeid säilitatakse vaid nii kaua, kui see on vajalik töötlemise eesmärgi täitmiseks või kuni seaduses sätestatud säilitamise kohustuse lõppemiseni. Üldjuhul säilitatakse käesoleva korra punktis 3.1 nimetatud isikuandmeid kuni 7 aastat (korra punkti 4.2 alusel). Isikuandmete säilitamise maksimaalne tähtaeg on 10 aastat – nii kaua säilitatakse andmeid üldiselt üksnes juhul, kui see on vajalik õigusnõuete koostamiseks, esitamiseks või nõuete vastu kaitsmiseks.

4.2. Raamatupidamise andmeid säilitatakse vastavalt raamatupidamise seadusele 7 aastat.

4.3. Pärast säilitustähtaja möödumist kustutatakse või hävitatakse andmed turvaliselt.

5. Andmete jagamine ja edastamine

5.1. AHF-i siseselt on isikuandmetele juurdepääs ainult nendel isikutel, kes vajavad isikuandmeid, et oma tööülesandeid täita.

5.2. Andmeid ei edastata kolmandatele isikutele ilma õigusliku aluseta.

5.3. Teatud eesmärkidel võib olla vajalik isikuandmeid jagada ka väljapoole AHF-i. Need kolmandad isikud võivad töödelda isikuandmeid kas AHF-i nimel volitatud töötlejana või iseseisva vastutava töötlejana. Isikuandmeid võidakse õigusliku aluse olemasolul edastada:

5.3.1. Maksu- ja Tolliametile, audiitoritele ning muudele asutustele ja isikutele seadusest tulenevatel alustel;

5.3.2. Pangale maksete töötlemiseks;

5.3.3. IT-teenusepakkujatele tehniliste lahenduste hooldamiseks (vältides ligipääsu tundlikele andmetele).

5.4. AHF ei töötle isikuandmeid üldjuhul väljaspool Euroopa Majanduspiirkonda. Kui aga mõni AHF-ile teenust osutav teenusepakkuja seda siiski teeb, sõlmitakse eelnevalt kirjalik andmetöötlusleping ja rakendatakse IKÜM-iga kooskõlas olevaid kaitsemeetmeid, et tagada isikuandmete kaitse.

6. Andmesubjektide õigused

6.1. Avalduse esitajal on õigus:

6.1.1. Teada, milliseid isikuandmeid nende kohta töödeldakse ja saada töödeldavatest isikuandmetest koopia;

6.1.2. Taotleda ebatäpsete andmete parandamist. Isikuandmete parandamise õiguse teostamine eeldab, et isikuandmed on ebaõiged või puudulikud. Kui see on nii, parandatakse ja/või täiendatakse isikuandmeid;

6.1.3. Nõuda andmete kustutamist seadusega lubatud piirides. Isikuandmete kustutamist on võimalik taotleda juhul, kui: (i) isikuandmeid ei ole enam sellel eesmärgil, milleks need kogutud on, vaja; (ii) autor esitab vastuväite oma isikuandmete töötlemisele ja puuduvad ülekaalukad õiguspärased põhjused isikuandmete töötlemise jätkamiseks; (iii) isikuandmeid on töödeldud ebaseaduslikult või (iv) kustutamine on vajalik õigusaktist tuleneva kohustuse täitmiseks. Kui aga vaatamata eeltoodule on vajadus isikuandmeid edasi töödelda, et täita õigusaktist tulenev kohustus või kaitsta oma õigusi, siis ei pruugi olla võimalik isikuandmeid kustutada. Igal juhul selgitatakse, miks isikuandmeid kustutada ei saa;

6.1.4. Esitada vastuväiteid ja taotleda töötlemise piiramist. Seda juhul, kui: (i) taotluse esitaja on juhtinud AHF-i tähelepanu asjaolule, et isikuandmed on ebaõiged, ning nende õigsus on seetõttu kontrollimisel; (ii) isikuandmete töötlemine on ebaseaduslik, aga ei ole taotletud isikuandmete kustutamist, vaid töötlemise piiramist; (iii) isikuandmeid ei ole enam vaja töötlemise eesmärkidel, kuid neid on vaja õigusnõuete koostamiseks, esitamiseks või nõuete vastu kaitsmiseks või (iv) taotluse esitaja on esitanud isikuandmete töötlemise suhtes vastuväite ning on vajalik kontrollida, kas AHF-i õiguspärased põhjused isikuandmete töötlemiseks kaaluvad üles need töötlemise lõpetamiseks toodud põhjused. Isegi kui isikuandmete töötlemine on piiratud, võib AHF neid andmeid töödelda, kui: (i) andmed on vajalikud õigusnõuete koostamiseks, esitamiseks või nõuete vastu kaitsmiseks; (ii) andmed on vajalikud füüsilise või juriidilise isiku õiguste kaitsmiseks või (iii) andmeid on vaja töödelda seoses olulise avaliku huviga;

6.1.5. Esitada kaebus Andmekaitse Inspektsioonile, kui nad leiavad, et nende andmeid on töödeldud ebaseaduslikult.

6.2. Avalduse esitajal on võimalik oma andmesubjekti õiguseid teostada vastava põhjendatud taotluse esitamise teel. AHF-il on õigus nõuda taotluse esitamist digitaalselt või omakäeliselt allkirjastatud vormis. AHF-il on õigus nõuda taotluse esitajalt isiku tõendamist isikut tõendava dokumendi esitamisega või muul tavapärasel isiku tuvastamise viisil.

6.3. Esitatud taotlusele vastatakse ühe kuu jooksul, kui ei esine asjaolusid, mille tõttu vajab taotlusele vastamine rohkem aega. Igal juhul teavitatakse taotluse esitajat sellest ühe kuu jooksul ja esitatakse eeldatav vastamise aeg.

7. Turvalisusmeetmed

7.1. AHF rakendab tehnilisi ja organisatsioonilisi meetmeid isikuandmete kaitseks:

7.1.1. Ligipääs andmebaasile on piiratud ainult volitatud isikutega;

7.1.2. Põhjendamatu isikuandmete vaatamine, nende kopeerimine või salvestamine mistahes viisil on keelatud;

7.1.3. Isikuandmete töötlemise toimingud logitakse;

7.1.4. Andmed on kaitstud paroolide ja krüptograafiliste meetmetega;

7.1.5. Paberkandjal isikuandmeid hoitakse lukustatud ruumis;

7.1.6. IT-süsteemid on kaitstud tulemüüride ja regulaarsete turvauuendustega;

7.1.7. Töötajaid on teavitatud isikuandmete töötlemise põhimõtetest, õigustest ja kohustustest (sh rikkumise teavitamise kohustusest) ning vastutusest;

7.1.8. Töötajatega on sõlmitud kirjalikud konfidentsiaalsuskokkulepped ja volitatud töötlejatega kirjalikud andmetöötluslepingud.

8. Informatsioon

8.1. Isikuandmete töötlemise kohta saab infot:

E-post: ahf@ahf.ee

Tel.: +372 5303 4234

9. Jõustumine ja muutmine

9.1. Käesolev kord jõustub allpool märgitud kinnitamise kuupäeval.

9.2. AHF võib käesolevat korda muuta vastavalt kehtivatele õigusaktidele ja andmekaitsepraktikatele.

Kinnitatud: 01.07.2026